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Wie lege ich einen Vertrag an?

Owner: Help Mainteny

📝 Wie lege ich einen neuen Vertrag in Mainteny an?

Verträge sind ein zentrales Element in Mainteny, um regelmäßig wiederkehrende Leistungen – wie Wartungen, Störungen oder Notrufe – sauber zu dokumentieren, automatisch in Aufträge zu überführen und korrekt abzurechnen.

In den meisten Fällen wird die Vertragserstellung durch Mainteny im Rahmen eines Datenimports übernommen – insbesondere beim Start der Zusammenarbeit. Dabei werden vorhandene Verträge strukturiert importiert und sind sofort in der Vertragsübersicht sichtbar.

Wenn jedoch neue Kunden hinzukommen oder sich Vertragsbedingungen ändern, kann es notwendig sein, selbst einen neuen Vertrag anzulegen. Wie ich dabei vorgehe und worauf ich achten muss, erkläre ich Schritt für Schritt.

✅ Voraussetzung: Reihenfolge beim Anlegen beachten

Bevor ich einen Vertrag anlegen kann, müssen bestimmte Daten bereits im System vorhanden sein:

  1. Vertragskunde

  2. Anlagen die zum Vertrag gehören

  3. Vertrag erstellen und der Anlage zuweisen

Nur wenn diese Reihenfolge eingehalten wird, kann Mainteny die Vertragsstruktur korrekt aufbauen und automatisch mit der Auftragserzeugung und Rechnungslogik arbeiten.

🚀 So lege ich einen Vertrag Schritt für Schritt an

Schritt 1: Vertrag starten

  1. Ich klicke im linken Seitenmenü auf „Verträge“.

  2. Ich klicke oben rechts auf „+ Neuer Vertrag“.

  3. Ich wähle den Kunden aus, für den ich den Vertrag erstellen möchte.

    • Dazu einfach den gewünschten Kunden suchen

    • Das kleine runde Auswahlfeld ganz links aktivieren

    • Dann auf „Weiter“ klicken

Schritt 2: Allgemeine Informationen

Ich fülle jetzt die grundlegenden Vertragsdaten aus:

  • Vertragsname (Pflichtfeld)

    Ich nutze sprechende Namen wie „Wartungsvertrag“.

    Über das kleine Symbol rechts kann ich auf vordefinierte Vertragsnamen zurückgreifen, z. B. Wartung, Notruf, TÜV. Damit stelle ich sicher, dass meine Vertragsnamen einheitlich bleiben.

  • Vertragsnummer

    Diese wird automatisch vergeben, wenn der Nummernkreis in den Einstellungen korrekt eingerichtet ist.

    → Falls nicht, kann ich die Nummer auch manuell vergeben.

  • Bestellnummer (optional)

    Wird auf den Vertragsrechnungen mit angedruckt.

  • Vertragsbeginn / Vertragsende

    Beide Felder sind Pflicht. → Später kann ich ebenfalls noch eine Vertragsverlängerung einstellen. Das Vertragsende was hier eingetragen wird ist also nicht endgültig.

  • Vertragsbeschreibung (optional)

    Ich kann hier zusätzliche Infos für mein Team oder die Abrechnung hinterlegen.

Dann klicke ich auf „Weiter“.

Schritt 3: Anlagen zuweisen

Ich sehe nun alle Anlagen, die dem ausgewählten Kunden zugeordnet sind.

Ich wähle genau die Anlagen aus, die Bestandteil dieses Vertrags sein sollen. Anlagen, die aktuell nicht mehr im Service sind, kann ich abwählen.

→ Danach klicke ich auf „Weiter“.

Schritt 4: Vertragspositionen anlegen

Jetzt lege ich mindestens eine Vertragsposition an. Eine Vertragsposition beschreibt eine konkrete Leistung, die über den Vertrag erbracht wird (z. B. Wartung, Notrufpauschale, Beitragspauschalen, etc.).

Wichtige Felder:

  • Name der Vertragsposition (Pflichtfeld)

    Beispiel: Wartung, Notruf, TÜV-Prüfung

  • Artikeltyp: Ich wähle, wie die Leistung auf der Rechnung ausgewiesen werden soll:

    • Lohn → nur Lohnkosten erscheinen

    • Material → nur Materialkosten erscheinen

    • Paket → Lohn-/Material-Aufteilung möglich

    • Andere → keine Aufteilung sichtbar

  • Erstes Rechnungsdatum

    Wann soll die erste Rechnung generiert werden?

  • Rechnungshäufigkeit

    Ich wähle zwischen:

    • Monatlich

    • Vierteljährlich

    • Halbjährlich

    • Jährlich

    • Nach Auftrag (siehe unten)

  • Rechnungspreis

    Abhängig von der Rechnungshäufigkeit:

    • Monatlich: 1× Monatswert

    • Jährlich: Summe aller Leistungen im Jahr

    • Nach Auftrag: Preis pro Auftrag

Schritt 5: Automatische Auftragserzeugung (optional)

Wenn für die Vertragsleistung regelmäßige Einsätze nötig sind – z. B. Wartungen – kann ich einstellen, dass Mainteny automatisch passende Aufträge erzeugt.

Ich definiere:

  • Auftragstyp (diese Auftragstypen können in den Einstellungen angepasst bzw. ergänzt werden)

  • Auftragsintervall je Anlage:

    • fest (jährlich, alle 6 Monate etc.)

    • oder individuell (z. B. nur in Jan, Apr, Jul, Okt)

  • Startmonat der Auftragserzeugung

    Ich wähle, ab wann Mainteny mit dem Anlegen der Aufträge beginnen soll.

    → Liegt der Startmonat in der Vergangenheit und wurde noch kein Auftrag erzeugt, erzeugt Mainteny den ersten Auftrag automatisch über Nacht nach.

  • Welche Anlagen sind aktiv?

    Ich überprüfe, dass bei allen gewünschten Anlagen das Häkchen links in der Übersicht gesetzt ist.

    Wie lege ich den Leistungszeitraum für Vertragsrechnungen fest?

    Beim Anlegen einer Vertragsposition wähle ich zusätzlich den Leistungszeitraum aus.

    Zur Auswahl stehen:

    1. Vergangenheit – Ich rechne zurückliegende Leistungen ab

    2. Gegenwart – Ich rechne den aktuellen Zeitraum ab

    3. Zukunft – Ich rechne im Voraus ab

    Mainteny nutzt standardmäßig die Gegenwart – das heißt: Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für das Jahr 2025.

    Schritt 6: Vertrag anpassen

    Nachdem ich alle Vertragspositionen erstellt habe, klicke ich unten rechts auf „Weiter“, um in den letzten Schritt der Vertragserstellung zu gelangen: die Vertragseinrichtung und Rechnungseinrichtung.

    Hier kann ich den Vertrag feintunen – ganz nach meinen organisatorischen und kaufmännischen Vorgaben.

    ✍️ Vertragslaufzeit und Verlängerung

    • Automatische Vertragsverlängerung

      Wenn der Vertrag sich nach Ablauf automatisch verlängern soll, trage ich hier die Anzahl der Monate ein (z. B. 12 für ein weiteres Jahr).

    • Kündigungsfrist

      In das Feld daneben trage ich ein, wie lange vor Vertragsende der Kunde kündigen muss (z. B. 3 Monate).

      → Diese Frist sollte mit den rechtlichen oder vertraglichen Bedingungen meines Unternehmens übereinstimmen.

    💸 Weitere Optionen

    • Ausgabenlimit

      Ich kann optional ein Ausgabenlimit in Euro hinterlegen. Dieses Limit gilt für Techniker – z. B. für Materialverbrauch oder Reparaturen, die im Rahmen des Vertrags ohne Rücksprache möglich sind.

    • Jährliche Preisanpassung

      Wenn eine automatische Vertragsverlängerung eingestellt ist, kann ich eine jährliche Preissteigerung (z. B. 2 %) konfigurieren.

      → Mainteny erhöht dann den Vertragswert automatisch mit jeder neuen Vertragsperiode.

    🔗 Gemeinsame Rechnungsstellung bei mehreren Vertragspositionen

    Wenn mein Vertrag mehrere Vertragspositionen enthält (z. B. Wartung + Notruf), kann ich diese zu einer gemeinsamen Rechnung bündeln – aber nur, wenn sie denselben Rechnungszyklus haben.

    Beispiel:

    • Position A: Wartung → Rechnung im April

    • Position B: Notrufpauschale → Rechnung im April

    ✅ → Beide können gemeinsam abgerechnet werden.

    Aber:

    • Position A: Wartung → April

    • Position B: Notruf → Januar

    ⛔ → Keine gemeinsame Rechnung möglich.

    Tipp: Wenn ich möchte, dass alle Positionen auf einer Rechnung stehen, achte ich bereits beim Anlegen der Vertragspositionen auf die Rechnungshäufigkeit und Rechnungsmonate.

    📦 Vertragsabschluss

    Wenn alle Einstellungen vorgenommen sind, klicke ich auf „Vertrag anlegen“.

    → Ich werde automatisch zur Vertragsübersicht weitergeleitet und sehe den neu erstellten Vertrag dort in der Liste.

    Mit diesen finalen Einstellungen ist mein Vertrag nicht nur vollständig dokumentiert, sondern auch technisch so aufgesetzt, dass:

    • die richtigen Aufträge erzeugt werden,

    • die Abrechnung korrekt läuft,

    • automatische Verlängerungen und Preisanpassungen greifen,

    • und alle Vorgänge in Mainteny sauber nachvollziehbar bleiben.

    ChatGPT fragen

    Tools

    ChatGPT kann Fehler machen. OpenAI verwendet keine Daten aus dem Arbeitsbereich Mainteny zum Trainieren seiner Modelle.

📅 Beispiel für die automatische Auftragserzeugung

Drei Anlagen, unterschiedliches Intervall:

  • Anlage A: April, September, Dezember

  • Anlage B: Juni, September, November

  • Anlage C: Mai, August, Oktober

→ Ich wähle den Startmonat April.

→ Speichere den Vertrag am 20. März.

→ Mainteny erkennt: Auftrag für April muss erzeugt werden → passiert automatisch über Nacht.

🧾

🔄 Was bedeutet „nach Auftrag“?

Wenn ich „Nach Auftrag“ als Rechnungshäufigkeit wähle, erstellt Mainteny die Rechnung immer nach erfolgreichem Abschluss eines Vertragsauftrags.

Ich habe zwei Optionen:

  • Auftragsbasiert

    → Leistungszeitraum entspricht genau dem Auftragszeitraum

  • Zeitraumbasiert

    → Leistungszeitraum folgt dem üblichen Intervall (z. B. Monat oder Quartal)

📌 Besondere Hinweise

  • Wenn eine Vertragsposition nicht planbar ist (z. B. Notrufpauschale), nutze ich keine automatische Auftragserzeugung.

  • Ich kann pro Vertrag mehrere Vertragspositionen erfassen – jede mit eigener Logik.

  • Bei unregelmäßigen Wartungen (z. B. nur in bestimmten Monaten) rechnet Mainteny den Zeitraum dynamisch – immer vom letzten bis zum aktuellen Rechnungspunkt.

📊 Zusammenfassung: Mein idealer Ablauf

  1. Kunde anlegen

  2. Anlage erfassen

  3. Vertrag starten

  4. Vertragsdaten eingeben

  5. Anlage(n) verknüpfen

  6. Vertragsposition(en) anlegen

  7. Auftragserzeugung einrichten (wenn nötig)

  8. Rechnungshäufigkeit und Leistungszeitraum festlegen

  9. Vertrag speichern

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