Erstellen die Verträge automatisch Aufträge und Rechnungen? Wann werden diese erzeugt?

Owner: Help Mainteny

Mit der automatischen Auftragserstellung in Verträgen können wiederkehrende Aufgaben und Rechnungen ohne manuellen Aufwand verwaltet werden. Um eine Vertragsposition zur automatischen Erstellung von Aufträgen zu konfigurieren, folgen Sie den unten beschriebenen Schritten.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass die automatische Erstellung von Aufträgen und Rechnungen aus Verträgen aktiviert ist.

Gehen Sie dazu zu Einstellungen → Automatisierungen.

• Im Abschnitt „Auftrag“ muss das erste Feld aktiviert sein.

• Im Abschnitt „Rechnung“ ebenfalls das erste Feld.

  Wenn diese Optionen deaktiviert sind, werden keine Aufträge oder Rechnungen automatisch aus dem Vertrag erstellt.

Einrichtung automatischer Aufträge

1. Neue Vertragsposition hinzufügen

   • Öffnen Sie den gewünschten Vertrag und klicken Sie auf "Neue Vertragsposition".

   • Vergeben Sie einen Namen für die Position (z.B. "Wartung halbjährlich"). Dieser Name wird auch auf der automatisch generierten Rechnung angezeigt.

2. Erstes Rechnungsdatum festlegen

   • Wählen Sie das erste Rechnungsdatum aus. An diesem Datum wird der erste Rechnungsentwurf durch den Vertrag erstellt.

3. Automatische Aufträge aktivieren

   • Aktivieren Sie die Option "Automatische Aufträge generieren", indem Sie den entsprechenden Schieberegler betätigen.

4. Auftragstyp festlegen

   • Wählen Sie einen Auftragstyp aus der Liste, z.B. "Wartung", um den Inhalt und Zweck des automatisierten Auftrags zu spezifizieren.

5. Erster Auftrag und Intervalle festlegen

   • Definieren Sie, wann der erste Auftrag aus dieser Vertragsposition generiert werden soll.

   • Wählen Sie die Auftragshäufigkeit (z.B. halbjährlich), um das Intervall der automatisierten Aufträge festzulegen.

6. Anlage(n) auswählen

   • Wählen Sie die Anlage(n), die durch den Vertrag abgedeckt werden sollen. Hinweis: Nur Anlagen, die dem Kunden zugeordnet sind, können ausgewählt werden.

7. Rechnungshäufigkeit und Preis festlegen

   • Bestimmen Sie die Rechnungshäufigkeit und legen Sie den Preis pro Rechnung für die ausgewählte Anlage fest.

8. Speichern

   • Klicken Sie auf "Speichern", um die automatische Auftragskonfiguration abzuschließen.

Hinweise

• Anlagenbeschränkung: Nur Anlagen, die bereits dem Kunden zugeordnet sind, können ausgewählt werden.

• Automatische Aufträge und Rechnungen: Die automatisch generierten Aufträge und Rechnungen basieren auf den definierten Häufigkeiten und dem Rechnungsdatum, was eine nahtlose Vertragsabwicklung gewährleistet.

Mit diesen Einstellungen sorgt die Mainteny-Software dafür, dass Wartungen und andere vertraglich geregelte Aufträge regelmäßig und effizient erstellt und abgerechnet werden.