Auftragsintervall und und Leistungszeiträume für Verträge festlegen
Owner: Help Mainteny
🗓️ Wie lege ich den Startmonat für die Auftragserstellung fest?
Wenn ich einen Vertrag anlege, kann ich für jede Vertragsposition einzeln festlegen, ab wann das Auftragsintervall starten soll – also ab wann Mainteny mit der Auftragserstellung beginnt.
💡 Warum ist das wichtig?
Manchmal beginnt ein Vertrag erst in der Zukunft, z. B. ab Januar des nächsten Jahres. Dann darf Mainteny erst ab diesem Zeitpunkt Aufträge generieren.
In anderen Fällen soll die Wartung sofort starten, und es muss bereits im aktuellen Monat ein erster Auftrag erstellt werden.
Mit dieser Einstellung kann ich das pro Vertragsposition flexibel festlegen – genau wie es der Vertrag mit dem Kunden vorsieht.
⚙️ Wie funktioniert das im Hintergrund?
Die verfügbaren Monate im Dropdown hängen vom gewählten Wartungsintervall ab. Wenn z. B. nur alle 3 Monate ein Auftrag geplant ist, sehe ich auch nur diese Monate.
Mainteny prüft beim Speichern folgendes:
Ist der gewählte Startmonat bereits "verpasst", weil laut Systemeinstellung z. B. 30 Tage Vorlauf zur Auftragserstellung gelten? Dann wird dieser Auftrag automatisch in der kommenden Nacht nacherzeugt.
Danach läuft alles wie gewohnt: Zukünftige Aufträge werden entsprechend des Intervalls und nach Einstellungen (z.B. 30 Tage vorher) automatisch generiert.
Anwendungsbeispiel: Drei Anlagen mit unterschiedlichen Intervallen
Ein Vertrag enthält folgende Anlagen:
Anlage A → Wartungsintervall April, September, Dezember
Anlage B → Wartungsintervall Juni, September, November
Anlage C → Wartungsintervall Mai, August, Oktober
Ich setze den Startmonat der Auftragserstellung auf kommenden April.
Das passiert:
Mainteny erkennt, dass für Anlage A ein Auftrag im April fällig ist.
Wenn ich z. B. den Vertrag erst am 20. März speichere, hätte die Auftragserstellung laut System eigentlich schon stattgefunden (bei z.B. 30 Tagen Vorlauf).
→ Das System erstellt den April-Auftrag für Anlage A über Nacht automatisch.
Für Anlage C (Mai) und Anlage B (Juni) werden die Aufträge dann wie gewohnt im Voraus erstellt – also z. B. im April bzw. Mai.
🧾 Wie lege ich den passenden Leistungszeitraum für eine Vertragsrechnungen fest?
Wenn ich eine Vertragsrechnung erstelle, lege ich fest, für welchen Zeitraum die Leistungen abgerechnet werden sollen.
Ich kann dabei zwischen drei Optionen wählen:
“Vor der Rechnungserstellung” = Vergangenheit → Ich rechne einen Zeitraum ab, der vor dem heutigen Tag liegt
Gegenwart → Ich rechne den Zeitraum ab, in dem ich mich aktuell befinde
Zukunft → Ich rechne einen Zeitraum ab, der nach dem heutigen Tag liegt
✅ Standard-Einstellung bei bestehenden Verträgen ist: Gegenwart
Das heißt: Mainteny erstellt Rechnungen für den Zeitraum, in dem ich mich aktuell befinde.
📅 Was bedeutet das in der Praxis?
Hier sind Beispiele – je nach Rechnungsturnus – damit ich sofort sehe, was die drei Optionen bewirken:
🔁 Jährlich
Vergangenheit
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für das Jahr 2024 Leistungszeitraum Beispiel: 01.01.2024 - 31.12.2024
Gegenwart
Ich stelle im April 2025 eine Rechnung für das Jahr 2025 Leistungszeitraum Beispiel: 01.04.2025 - 31.12.2025
Zukunft
Ich stelle im Dezember 2025 eine Rechnung für das Jahr 2026 Leistungszeitraum Beispiel: 01.01.2026 - 31.12.2026
🔁 Halbjährlich
Vergangenheit
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Juli–Dezember 2024
Gegenwart
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Januar–Juni 2025
Zukunft
Ich stelle im Juni 2025 eine Rechnung für Juli–Dezember 2025
🔁 Quartalsweise
(Q1 = Jan–Mär / Q2 = Apr–Jun / Q3 = Jul–Sep / Q4 = Okt–Dez)
Vergangenheit
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Oktober–Dezember 2024 (Q4)
Gegenwart
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Januar–März 2025 (Q1)
Zukunft
Ich stelle im März 2025 eine Rechnung für April–Juni 2025 (Q2)
🔁 Monatlich
Vergangenheit
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Dezember 2024
Gegenwart
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für Januar 2025
Zukunft
Ich stelle im Februar 2025 eine Rechnung für März 2025
🔁 Alle zwei Jahre (z. B. 2023–2024, 2025–2026 …)
Vergangenheit
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für 2023–2024
Gegenwart
Ich stelle im Januar 2025 eine Rechnung für 2025–2026
Zukunft
Ich stelle im Dezember 2025 eine Rechnung für 2026–2027
⚠️ Unregelmäßige RechnungstermineWenn ich kein standardmäßiges Intervall wie monatlich, quartalsweise oder jährlich nutze, sondern z. B. etwas wie:
Januar, Februar, September, Dezember
Dann erkennt Mainteny: Das ist kein festes Muster – also kein Quartal, kein Halbjahr etc.
➡️ In diesem Fall wird der Leistungszeitraum von Rechnung zu Rechnung berechnet.
Beispiel:
Rechnung im Januar → Zeitraum: Januar–Februar
Rechnung im Februar → Zeitraum: Februar–September
Rechnung im September → Zeitraum: September–Dezember
Ich rechne also immer vom letzten Rechnungszeitpunkt bis zum aktuellen, so wie früher.
🔄 Was bedeutet „nach Auftrag“?
In manchen Fällen will ich nicht für einen festen Zeitraum (z. B. Quartal), sondern genau für den Zeitraum eines Auftrags abrechnen. Dafür nutze ich die Einstellung „Nach Auftrag“.
Beispiel:
Ein Auftrag wurde vom 10. bis 15. März 2025 ausgeführt → dann ist genau dieser Zeitraum der Leistungszeitraum in der Rechnung.
📌 Zwei Varianten zur Auswahl:
Wenn ich „Nach Auftrag“ wähle, habe ich noch zwei Optionen wenn ich die ers:
Auftragsbasiert
→ Mainteny nimmt den exakten Zeitraum des Auftrags (z. B. 10.–15. März)
Zeitraumbasiert
→ Mainteny nutzt den Rechnungsrhythmus, also z. B. den ganzen Monat oder das ganze Quartal – unabhängig vom Auftrag
Weitere Infos zum Leistungszeitraum findest du hier: -