Wie erstelle ich eine neue Rechnung?

Owner: Help Mainteny

Das Erstellen einer Rechnung ist sowohl unabhängig von einem Auftrag als auch direkt aus einem Auftrag möglich. Rechnungen können mit Kunden, Anlagen und Aufträgen verknüpft werden, um eine klare Zuordnung zu gewährleisten. Gehen Sie je nach Fall wie folgt vor:

1. Generelle Rechnungserstellung

  1. Navigieren zur Rechnungsübersicht: Klicken Sie im Seitenmenü auf “Rechnungen”.

  2. Neue Rechnung erstellen: Klicken Sie oben rechts auf + Neue Rechnung.

  3. Kunden oder Auftrag verknüpfen:

    • Wählen Sie einen Kunden aus oder verknüpfen Sie die Rechnung mit einem Auftrag, wodurch auch automatisch die zugehörige Anlage übernommen wird.

    • Durch die Verknüpfung mit einem Kunden werden automatisch relevante Daten übernommen (Details siehe Hinweise unten).

  4. Adressinformationen überprüfen: Die Daten aus dem Kundenstamm können bei Bedarf angepasst werden.

  5. Überschrift und Beschreibung hinzufügen:

    • Tragen Sie den Betreff und eine Beschreibung der Rechnung ein.

    • Nutzen Sie Textblöcke, indem Sie auf das Seitensymbol mit den drei Streifen auf der rechten Seite des Überschrift-Bereichs klicken. Dort können Sie auch neue Textblöcke hinterlegen.

  6. Artikel hinzufügen: Klicken Sie auf “Artikel hinzufügen” und fügen Sie die gewünschten Positionen ein.

  7. Fußzeile ergänzen: Fügen Sie Anmerkungen oder Zahlungskonditionen hinzu.

    • Auch hier können Sie Textblöcke verwenden, indem Sie auf das Seitensymbol mit den drei Streifen im Fußzeilenbereich klicken.

  8. Rechnung speichern: Klicken Sie auf Speichern. Die neu erstellte Rechnung wird in der Übersicht angezeigt.

2. Rechnung aus einem Auftrag erstellen

  1. Navigieren zur Auftragsliste: Öffnen Sie die Auftragsliste über das Seitenmenü.

  2. Auftrag auswählen: Suchen Sie den gewünschten Auftrag mit der Suchfunktion oder durch Filter.

  3. Rechnungsbereich öffnen: Scrollen Sie innerhalb des ausgewählten Auftrags zum Bereich Rechnungen.

  4. Rechnungsart wählen: Klicken Sie auf “+ Hinzufügen” und wählen Sie die gewünschte Rechnungsart aus:

    • Teilrechnung:

      • Pauschalbetrag: Ein fester Betrag für die Rechnung.

      • Prozentualer Gesamtbetrag: Ein prozentualer Anteil des gesamten Auftragswerts.

      • Prozentual pro Artikel: Prozentuale Berechnung pro Artikel – ideal, wenn bei folgenden Rechnungen noch weitere Artikel zum Projekt hinzukommen.

    • Abschlagsrechnung:

      • Pauschalbetrag: Ein fester Betrag, der als Abschlag in Rechnung gestellt wird.

      • Prozentualer Gesamtbetrag: Ein prozentualer Anteil des gesamten Auftragswerts.

    • (Gesamt)Rechnung: Rechnung über den gesamten Auftrag.

    • Schlussrechnung: Endgültige Rechnung nach Teil- oder Abschlagsrechnungen.

  5. Automatische Positionen: Rechnungen, die aus einem Auftrag erstellt werden, enthalten automatisch alle Artikelpositionen aus dem Auftrag. Diese können bei Bedarf ergänzt oder bearbeitet werden.

  6. Automatische Verknüpfung: Rechnungen, die direkt am Auftrag erstellt werden, sind automatisch mit dem Kunden, der Anlage und dem Auftrag verknüpft. Alle relevanten Daten werden übernommen (Details siehe Hinweise unten).

  7. Rechnung speichern: Ergänzen Sie die Rechnung bei Bedarf und speichern Sie diese.

3. Rechnung aus einem Angebot erstellen

  1. Angebot in Auftrag umwandeln: Um eine Rechnung aus einem Angebot zu erstellen, müssen Sie zunächst aus dem Angebot einen Auftrag erstellen.

  2. Rechnung aus Auftrag erstellen: Folgen Sie den oben beschriebenen Schritten, um eine Rechnung aus dem Auftrag zu generieren.

Hinweise zu allen Rechnungsarten

  • Automatische Datenübernahme: Durch die Verknüpfung mit einem Kunden oder Auftrag werden automatisch folgende Daten hinzugefügt:

    • Rechnungsadresse

    • Leistungsempfänger

    • Rechnung-über-Adresse (erstellt ein Deckblatt)

    • Kundennummer

    • Kostenstelle

    • Ggf. Umsatzsteuer-ID

    • Bestellnummer

    • Zahlungskonditionen

  • Rechnungsnummer:

    • Die Rechnungsnummer kann automatisch vergeben werden. Dafür können Sie in den Einstellungen unter Einstellungen → Allgemeine Informationen → Automatische Nummernkreise die entsprechenden Vorgaben festlegen.

    • Die Rechnungsnummer wird erst mit dem Versand oder Druck der Rechnung festgeschrieben. Danach können weder die Rechnung noch die Nummer geändert werden.

  • Vertragsrechnungen: Alle Vertragsrechnungen, egal ob nach einem Auftrag oder in festen Intervallen, werden standardmäßig im Entwurfsmodus erzeugt und können anschließend geprüft und versendet werden.

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