Wie erstelle ich eine Mahnung?

Owner: Help Mainteny

Wie erstelle ich eine Mahnung?

In Mainteny kann ich für überfällige Rechnungen manuell eine Mahnung erstellen, um meine Kund*innen an die offene Zahlung zu erinnern. Der Prozess ist einfach, übersichtlich und direkt über die Rechnungsübersicht möglich.

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Schritt-für-Schritt zur Mahnung

1. Zur Rechnungsübersicht navigieren

   Ich öffne über das Seitenmenü den Bereich „Rechnungen“. Hier sehe ich alle erstellten Rechnungen inkl. Zahlungsstatus.

2. Überfällige Rechnung auswählen

   In der Liste erkenne ich überfällige Rechnungen am Status „Überfällig“.

   Ich wähle die Rechnung aus, für die ich eine Mahnung erstellen möchte.

3. Mahnung erstellen

   • Ich klicke rechts neben der Rechnung auf das Symbol mit den drei Punkten.

   • Dann wähle ich „Mahnung erstellen“ aus.

4. Mahnung bearbeiten (optional)

   • Mainteny erstellt automatisch ein Mahnschreiben auf Basis der ursprünglichen Rechnung.

   • Ich kann den Text anpassen – z. B. die Zahlungsfrist, Hinweise zu Mahngebühren oder den Tonfall je nach Eskalationsstufe.

5. Mahnung versenden

   • Ich kann die Mahnung direkt digital an den Kunden versenden, z. B. per E-Mail (sofern die Mailadresse gepflegt ist).

   • Alternativ kann ich sie als PDF herunterladen und manuell versenden oder drucken.

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Wichtige Hinweise zur Mahnlogik

• Manuelle Mahnungen:

  Die Erstellung und der Versand erfolgen aktuell nicht automatisiert. Ich muss jede Mahnung manuell anstoßen.

• Drei Mahnstufen im Überblick:

  Mainteny unterstützt bis zu drei Mahnstufen. Jede Mahnung wird beim Versand automatisch mit dem passenden Mahnstadium versehen:

  • 1. Mahnung

  • 2. Mahnung

  • Letzte Mahnung

  Diese Stufen werden direkt in der Rechnungsübersicht angezeigt. So sehe ich auf einen Blick, wie oft eine Rechnung bereits gemahnt wurde.

• Statusanzeige in der Rechnungsliste:

  Neben dem Rechnungsstatus erscheint jeweils auch der Mahnstatus. Das erleichtert die Nachverfolgung und Planung weiterer Maßnahmen.

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Zusätzliche Tipps

• Überfälligkeit wird automatisch erkannt:

  Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist, erhält die Rechnung automatisch den Status „Überfällig“ – Voraussetzung für eine Mahnung.

• Individuelle Kommunikation:

  Ich kann jede Mahnung individuell formulieren und damit den Ton auf die jeweilige Kundensituation anpassen.

• Digital & effizient:

  Mahnungen lassen sich direkt aus Mainteny versenden – kein Umweg über Word oder separate Tools nötig.

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Mit der Mahnfunktion in Mainteny behalte ich offene Forderungen stets im Blick und kann gezielt und nachvollziehbar auf ausbleibende Zahlungen reagieren – einfach, transparent und flexibel.