Elektronische Rechnungen
Owner: Help Mainteny
Wie stelle ich E-Rechnungen (XRechnungen) in Mainteny ein?
In Mainteny kann ich elektronische Rechnungen im XML-Format (XRechnung) ganz einfach erstellen – zusätzlich zur klassischen PDF-Rechnung.
Das ist besonders wichtig, da die E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber gesetzlich vorgeschrieben ist. Ich bin also verpflichtet, diese Rechnungsform technisch bereitstellen zu können – selbst dann, wenn ich sie nicht regelmäßig nutze.
Wie aktiviere ich das E-Rechnungsformat für einen Kunden?
Ich öffne den gewünschten Kunden.
Ich gehe in den Reiter „Finanzen“.
Dort finde ich das Feld „Rechnungsformat“.
Ich wähle eines der folgenden Formate:
PDF (klassischer Versand als Anhang)
Post (für physische Rechnungen)
XML (E-Rechnung im XRechnungsformat)
PDF & XML (beides wird automatisch erzeugt)
Wenn ich XML oder PDF & XML auswähle, wird beim Rechnungsversand automatisch eine XRechnung (XML-Datei) an die E-Mail angehängt.
Wann brauche ich die Option „XML“?
Ich verwende das XML-Format immer dann, wenn mein Kunde eine E-Rechnung nach gesetzlichen Vorgaben erwartet – also insbesondere:
bei öffentlichen Auftraggebern
bei größeren Unternehmen, die strukturierte Formate bevorzugen
wenn es in der Ausschreibung oder im Vertrag ausdrücklich verlangt ist
🆔 Was ist die Leitweg-ID (ehemals Kundenreferenz)?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die ein Kunde – meist eine Behörde oder öffentliche Einrichtung – verwendet, um die E-Rechnung automatisiert zu verarbeiten.
Ohne diese ID kann die Rechnung vom Empfänger nicht verarbeitet oder zugeordnet werden. In vielen Fällen wird sie dann abgelehnt oder nicht akzeptiert.
Wo hinterlege ich die Leitweg-ID in Mainteny?
Ich öffne den Kunden, an den die E-Rechnung gesendet werden soll.
Im Bereich „Finanzen“ finde ich das Feld „Leitweg-ID“.
Ich trage die vom Kunden bereitgestellte ID dort ein.
Sobald ich die Leitweg-ID dort gespeichert habe, wird sie automatisch in die XML-Datei der E-Rechnung eingebunden – kein weiterer Schritt nötig.
Zusammengefasst: Mein Ablauf für E-Rechnungen
Beim Kunden das passende Rechnungsformat wählen → z. B. PDF & XML
Falls erforderlich, die Leitweg-ID im Bereich Finanzen hinterlegen
Rechnung wie gewohnt erstellen und per E-Mail versenden
Mainteny hängt automatisch die XML-Datei (E-Rechnung) an – zusammen mit der PDF, wenn ausgewählt