Grundlagen Kontakte
Owner: Help Mainteny
Was ist die Kontaktverwaltung in Mainteny?
Die Seite „Kontakte“ ist eine zentrale Funktion zur Verwaltung aller Kontaktpersonen im System. Ich kann hier alle Ansprechpartner an einem Ort einsehen, verwalten und gezielt den relevanten Bereichen zuordnen – ob Kunden, Anlagen, Verträgen oder Aufträgen.
👉 Direkt zur Kontaktverwaltung:
https://app.mainteny.com/contacts
Wie funktioniert die Kontaktverwaltung?
✅ Globale Übersicht
Alle Kontakte werden zentral gespeichert. Ich sehe also auf einen Blick alle vorhandenen Kontaktpersonen – egal, wo sie ursprünglich angelegt wurden.
So vermeide ich doppelte Einträge und halte meine Daten sauber.
✅ Zugriffsrechte beachten
Nur Nutzer mit den entsprechenden Rechten können Kontakte erstellen oder bearbeiten. Wer nur Leserechte hat, sieht die Informationen, kann aber nichts ändern.
Wozu kann ich Kontakte zuordnen?
Ein Kontakt lässt sich flexibel einer oder mehreren Entitäten zuordnen:
Kunde: Ansprechpartner für generelle Rückfragen, Zentrale oder Geschäftsführung
Anlage: Zuständige Personen vor Ort – z. B. Hausmeister, Technikteam
Vertrag: Buchhaltung, Projektverantwortliche oder andere Ansprechpartner für vertragliche Themen
Auftrag: Kontaktpersonen, die direkt mit einem konkreten Auftrag verbunden sind – z. B. der Ansprechpartner für die Terminabstimmung
📌 Wichtig:
Die Kontakte erscheinen immer nur dort, wo ich sie explizit zugewiesen habe. Das sorgt für mehr Übersicht und verhindert unnötige Informationsflut.
Was bedeutet mehrfache Zuordnung?
Ich kann denselben Kontakt mehreren Bereichen gleichzeitig zuordnen.
Beispiel:
Eine Projektleiterin ist sowohl für einen bestimmten Vertrag, eine Anlage und auch den zugehörigen Auftrag zuständig. Ich verknüpfe sie einfach mit allen drei Entitäten – ohne sie mehrfach anlegen zu müssen.
Weitere Funktionen in der Kontaktübersicht
Suche & Filter:
Ich kann Kontakte nach Name, Rolle, Firma oder Zugehörigkeit filtern – ideal bei vielen Einträgen.
Bearbeiten & löschen:
Bestehende Kontakte kann ich jederzeit bearbeiten oder bei Bedarf entfernen – natürlich nur mit den entsprechenden Rechten.
Rollenvergabe:
Ich kann jedem Kontakt eine Rolle zuweisen, z. B. Hausmeister, Buchhaltung, Projektleitung usw. Diese Rolle hilft bei der internen Zuordnung und Kommunikation.
Telefonnummern & E-Mail:
Mainteny zeigt die Kontaktdaten direkt an – auch in der Techniker-App. So kann der richtige Ansprechpartner sofort kontaktiert werden.
Wann verwende ich die zentrale Kontaktübersicht?
Die zentrale Seite „Kontakte“ eignet sich besonders, wenn ich:
schnell auf einen bestimmten Ansprechpartner zugreifen will
wissen möchte, wo ein Kontakt im System verknüpft ist
bei großen Kunden oder vielen Anlagen den Überblick behalten möchte
eine neue Person anlege und diese gleich mehreren Entitäten zuweise