Arbeitsbericht bearbeiten
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🧾 Arbeitsbericht erstellen und Auftrag bearbeiten
Die Bearbeitung eines Auftrags erfolgt in der Mainteny-Techniker-App direkt aus dem Tagesplan („Mein Tag“) oder über die Kartenansicht. Sobald Sie einen Auftrag ausgewählt haben, gelangen Sie in die Auftragsdetails – hier beginnt der Prozess zur Erstellung eines Arbeitsberichts.
🔄 1. Auftrag starten
Öffnen Sie den gewünschten Auftrag über „Mein Tag“ oder die Kartenansicht.
In der Kopfzeile sehen Sie den Auftragstyp sowie den aktuellen Status.
Das Berichte-Symbol (Kreissymbol) ist zu Beginn ausgegraut.
Um dieses freizuschalten, klicken Sie bitte unten rechts auf „Auftrag beginnen“. Dadurch startet die Zeiterfassung für diesen Auftrag.
Sobald der Auftrag gestartet ist, wird das Berichte-Symbol aktiv, und Sie können es anklicken.
🧾 2. Aufbau des Arbeitsberichts
Nach dem Klick auf „Berichte“ öffnet sich der Arbeitsbericht.
Allgemeine Struktur:
Oben sehen Sie erneut den Auftragstyp und den Status („Läuft“ – gelb hinterlegt).
Darunter wird die Auftragsnummer (z. B. OR-123456) angezeigt.
Es folgt die Auswahl des Technikers, dessen Bericht angezeigt wird.
Wichtig: Sie können zwar die Berichte von Kolleg*innen einsehen, aber nur den eigenen Bericht bearbeiten.
Achten Sie darauf, dass Ihr eigener Name ausgewählt ist.
⏱ 3. Arbeitszeit & Anfahrt erfassen
Der Abschnitt zur Zeitdokumentation ist in zwei Bereiche gegliedert:
🔹 Arbeitszeit:
Wird automatisch ab dem Moment erfasst, in dem Sie auf „Auftrag beginnen“ geklickt haben.
Sie können die Zeit manuell anpassen, indem Sie die Felder „Von“ und „Bis“ direkt bearbeiten.
Über das „+ Zeit hinzufügen“ können Sie zusätzliche Arbeitszeiträume ergänzen.
Ein Mülleimer-Symbol erlaubt das Löschen einzelner Einträge.
🔹 Anfahrtszeit:
Kann ebenfalls automatisch durch das System erfasst oder manuell eingetragen werden.
🔸 Zuschläge:
Optional können Sie Zuschläge erfassen, z. B. für Feiertage oder Sonntagsarbeit.
⌛ 4. Abrechenbare Stunden
In der Zusammenfassung darunter sehen Sie die gesamt abrechenbare Zeit, bestehend aus:
Arbeitszeit
Anfahrt
ggf. Zuschlägen
Unterhalb dieser Übersicht befinden sich zwei Optionen:
Startzeit auf PDF anzeigen
Stundenzahl auf PDF anzeigen
→ Diese Optionen können Sie ein- oder ausblenden, je nach gewünschtem Umfang des PDF-Berichts.
✍️ 5. Beschreibung & Spracheingabe
Im Feld „Beschreibung“ dokumentieren Sie die ausgeführten Tätigkeiten:
z. B. „Akku getauscht“, „Fehlermeldung behoben“, „Reparatur erfolgreich abgeschlossen“.
Sie können zur Eingabe auch die Sprachfunktion Ihres Mobilgeräts nutzen:
In der Tastatur Ihres Smartphones (iOS/Android) finden Sie ein kleines Mikrofon-Symbol, über das Sie Ihre Beschreibung einfach einsprechen können.
📸 6. Bilder hinzufügen
Über „+ Neues Bild“ können Sie:
Bilder aus der Galerie hochladen
oder direkt neue Fotos aufnehmen
Sie können beliebig viele Bilder hinzufügen. Diese werden dem späteren PDF-Bericht beigefügt.
⚙️ 7. Status nach Besuch
Wählen Sie hier aus, ob die Anlage nach dem Besuch in Betrieb oder außer Betrieb ist.
Diese Information fließt ebenfalls in den Bericht ein.
📝 8. Interne Notizen
Über „+ Neue Notiz“ können Sie Informationen hinterlegen, die nur für Ihr Unternehmen sichtbar sind.
Diese Notizen werden nicht an den Kunden übermittelt.
🧾 9. Positionen und Artikel
Positionen bezeichnen alle abrechnungsrelevanten Leistungen oder Materialien, die auf die Rechnung übernommen werden.
Bereits automatisch zugewiesene Positionen (z. B. Stundensätze, Fahrtkosten) erscheinen direkt im Bericht.
Über „+ Position hinzufügen“ können Sie weitere Positionen erfassen:
Artikelnamen eintippen
Einheit und Preis ergänzen
Wenn Sie Artikel aus dem Inventar verwenden, werden Informationen wie Artikelnummer, Einheit oder Preis automatisch ergänzt.
Auch frei definierte Artikel können hinzugefügt werden, falls sie im Inventar noch nicht gepflegt sind.
✒️ 10. Unterschriften & Kundendaten
Der Techniker muss unterschreiben – dies ist ein Pflichtfeld.
Der Kunde unterschreibt ebenfalls auf dem mobilen Gerät.
Optional können Sie den Namen des Kunden unter der Unterschrift eingeben – das hilft bei der späteren Zuordnung.
Die Kunden-E-Mail-Adresse ist ganz unten im Bericht bereits hinterlegt.
Über den Kopieren-Button rechts daneben können Sie sie einfach übernehmen.
✅ 11. Checkliste hinzufügen
Wechseln Sie oben zum Tab „Checkliste“.
Klicken Sie auf „+ Checkliste hinzufügen“, um eine passende Liste auszuwählen.
Füllen Sie die Checkliste vollständig aus.
Auch hier ist die Unterschrift des Technikers Pflicht.
Abschließend klicken Sie unten auf „Checkliste abschließen“.
→ Die ausgefüllte Checkliste wird automatisch als separate PDF an den Arbeitsbericht angehängt.
🚦 12. Auftrag abschließen
Wenn alle Eingaben vollständig sind, klicken Sie ganz unten auf „Bericht fertigstellen“.
Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn die Stoppuhr gestoppt wurde.
Der Auftragsstatus wechselt danach automatisch auf „Abgeschlossen“ (grün).
🔁 13. Änderungen nachträglich ergänzen
Auch nach dem Abschließen können Sie vergessene Daten nachtragen.
Öffnen Sie dazu erneut den Auftrag, bearbeiten Sie die gewünschte Stelle und klicken Sie abschließend auf „Aktualisieren“ – nur so werden die Änderungen an die Büroversion übergeben.
📤 14. PDF-Versand an Kunden (manuell)
Wenn ein Kunde den Arbeitsbericht direkt benötigt, können Sie:
den Bericht als PDF exportieren,
diesen per E-Mail oder Messenger vom Handy aus versenden.
Dies erfolgt derzeit manuell, nicht automatisiert.
Mit diesem strukturierten Arbeitsbericht stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsschritte dokumentiert, abrechnungsrelevant erfasst und transparent an den Kunden übermittelt werden – sauber, rechtssicher und vollständig.
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