Aufgabenverwaltung
Owner: Help Mainteny
🆕 Wie funktioniert die neue Aufgabenverwaltung in Mainteny?
Mit der neuen Aufgabenverwaltung kann ich Aufgaben im System erfassen, planen, zuweisen und direkt mit Anlagen oder Aufträgen verknüpfen.
Die bisherigen To-dos wurden ersetzt – ich arbeite jetzt mit einem deutlich leistungsfähigeren System, das mir hilft, die Übersicht zu behalten, Zuständigkeiten zu klären und Aufgaben fristgerecht abzuarbeiten.
Was ist der Unterschied zur alten To-do-Funktion?
Früher konnte ich einfache Notizen als To-dos erfassen. Die neue Aufgabenverwaltung geht deutlich weiter:
Ich kann Aufgaben detailliert beschreiben
Ich vergebe Fälligkeitstermine
Ich ordne Aufgaben Personen oder Teams zu
Ich nutze Status und Tags zur besseren Struktur
Ich habe die Möglichkeit, Aufgaben direkt in Anlagen und Aufträgen sichtbar zu machen
Die Aufgaben lassen sich nun in Arbeitsabläufe integrieren – ob für Techniker, das Büro oder beide gemeinsam.
Was kann ich mit Aufgaben machen?
Mit der neuen Aufgabenverwaltung kann ich:
✅ Aufgaben direkt einer Anlage oder einem Auftrag zuweisen
✅ Aufgaben einzelnen Mitarbeitenden oder Teams wie Büro oder Technik zuweisen
✅ Eine Beschreibung hinterlegen, um Kontext oder Anweisungen zu ergänzen
✅ Ein Fälligkeitsdatum setzen
✅ Den Status der Aufgabe verwalten
✅ Tags zur inhaltlichen Kategorisierung verwenden
Welche Status gibt es bei Aufgaben?
Ich kann jeder Aufgabe einen Status geben, der ihren Bearbeitungsstand widerspiegelt:
To-do – die Aufgabe wurde angelegt, ist aber noch offen
Läuft – die Aufgabe wird aktuell bearbeitet
Pausiert – temporär gestoppt
Erledigt – abgeschlossen
Überfällig – das Fälligkeitsdatum ist überschritten
Storniert – Aufgabe wird nicht mehr benötigt
Archiviert – dauerhaft abgeschlossen, aber weiterhin einsehbar
Wie lege ich eine neue Aufgabe an?
Wenn ich z. B. eine Aufgabe an einer Anlage erfassen will, gehe ich wie folgt vor:
Ich öffne die Anlage und wechsle in den Reiter „Aufgaben“.
Ich klicke oben rechts auf „+ Neue Aufgabe“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem ich folgende Informationen eingebe:
🔹 Titel
Ich vergebe einen klaren und aussagekräftigen Titel, z. B. „Neues Angebot schreiben“.
🔹 Beschreibung (optional)
Ich beschreibe, worum es genau geht. Ich kann hier auch Textbausteine verwenden, wenn ich Standardtexte nutzen möchte.
🔹 Fälligkeitsdatum
Ich lege fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Wird sie nicht rechtzeitig abgeschlossen, wird der Status automatisch auf überfällig gesetzt.
🔹 Zuweisung
Ich bestimme, wer für die Aufgabe zuständig ist:
eine konkrete Person (z. B. ein Techniker oder eine Bürokraft)
eine Gruppe (z. B. Techniker-Team oder Büro)
Das ist hilfreich, wenn ich z. B. im Außendienst einen Bedarf erkenne, aber nicht weiß, wer intern genau zuständig ist. Dann kann ich die Aufgabe einfach pauschal dem Büro zuweisen.
🔹 Status
Ich wähle den passenden Status – standardmäßig startet jede Aufgabe mit To-do.
🔹 Tags
Ich kann der Aufgabe einen oder mehrere Tags zuweisen – z. B. Angebot, Mängel, Nachverfolgung.
Das hilft mir, Aufgaben nach Themen oder Prozessen zu gruppieren.
Was genau ist ein Tag?
Ein Tag ist ein Schlagwort, mit dem ich Aufgaben thematisch ordnen kann.
Tags funktionieren unabhängig vom Status und ermöglichen mir eine zusätzliche Filterung.
Beispiele für typische Tags:
Angebot schreiben
Rückruf erforderlich
Mängel prüfen
Material bestellen
Ich kann Tags frei vergeben, je nachdem, wie mein Unternehmen arbeitet.
Wie filtere ich meine Aufgaben?
Ich kann Aufgaben überall dort, wo sie angezeigt werden, filtern – zum Beispiel nach:
Alle Aufgaben
Eigene Aufgaben
Technikeraufgaben
Büroaufgaben
So sehe ich immer nur das, was für meine Rolle im Unternehmen relevant ist.
Wo finde ich Aufgaben im System?
Ich finde Aufgaben an drei zentralen Stellen:
Im Menüpunkt "Aufgaben"
→ Hier sehe ich alle Aufgaben im System – unabhängig von Auftrag oder Anlage.
An der Anlage
→ Im Reiter „Aufgaben“ finde ich alle Aufgaben, die zu dieser Anlage gehören.
Im Auftrag
→ Auch hier gibt es den Reiter „Aufgaben“ für auftragsbezogene Aufgaben.
📱 Wie funktioniert das in der Techniker-App?
In der Techniker-App sehe ich nur Aufgaben, die mit einer Anlage verknüpft sind.
Wenn ich also möchte, dass ein Techniker Aufgaben unterwegs sieht und erledigt, muss ich beim Anlegen darauf achten, dass die Aufgabe einer Anlage zugeordnet ist. Aufgaben, die nur mit einem Auftrag oder einer Person verknüpft sind, erscheinen aktuell nicht in der App.
Warum ist die Aufgabenverwaltung so hilfreich?
Ich verliere keine Aufgaben mehr aus dem Blick
Ich kann Aufgaben intern oder extern besser koordinieren
Ich habe klare Zuständigkeiten – keine Doppelbearbeitung
Ich arbeite strukturierter – mit Fälligkeit, Status und Beschreibung
Ich spare Zeit, weil jeder sofort weiß, was zu tun ist